14 Июн

Почему бизнес-процессы не работают?

При развитии бизнеса возникает одна очень интересная дилемма:

  • С одной стороны, чтобы бизнес масштабировался и развивался, нужны прозрачные и эффективные бизнес-процессы. Об этом говорят все, кому не лень 🙂
  • С другой стороны, в примерно 70% российских бизнесов (особенно малых и даже средних), эти бизнес-процессы:
    • Не прописаны
    • Не работают так как прописаны
    • Работают совсем не так, как прописаны

В этой статье хотелось бы разобраться, почему бизнес-процессы в большинстве отделов и компаний не работают.

Что-такое бизнес-процессы?

Если рассматривать бизнес, как цельную систему, то бизнес-процесс — это регулярное повторяющееся действие, позволяющее за Х времени получить Y результата. 

При этом на входе в этот бизнес-процесс люди получают одну информацию и/или один этап продукта, а на выходе — выдают информацию или продукт в следующей итерации.

Делается всё это по определённой технологии. Лучший аналог для этого — производство, где есть предельно простая и прозрачная система трансформации сырья в готовый продукт.

Делаем простой вывод: в бизнес-процесс должен быть заложен этот алгоритм, последовательность действий.

Как выглядит ситуация с ними у малого и среднего бизнеса? И почему же они не работают?

А теперь давайте посмотрим на типичный малый или даже средний бизнес:

  1. В большинстве своём всё делается «по наитию», или «потому что мы всегда так работали».
    1. Это значит, проверенных и отточенных алгоритмов (технологий) здесь или мало, или сушествует «общепринятая» версия, передающаяся «из уст в уста»
    2. При этом постоянной корректировки и оптимизации технологии нет — просто потому что это нигде не закреплено и не записано
  2. Во-вторых, люди обычно выполняют сразу несколько функций
    1. Из-за этого они вынуждены постоянно держат в голове уйму текучки и разных дел! И уж тем более, им не до соблюдения технологии — главное получить «сносный» результат.
    2. Как говорит пословица «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Всё равно, в разные моменты фокус находится на разных вещах. А значит обеспечить бесперебойность определённых процессов — задача практически невыполнимая
  3. В-третьих, бизнес-процессы, должностные обязанности и иже с ними обычно пишут люди, находящиеся на самом верху корпоративной иерархии
    1. Обычно их пишут начальники, чтобы удовлетворить свою жажду контроля. Иногда это доходит до абсурда! В некоторых компаниях до 80% времени люди должны заниматься отчётами, и лишь 20% тратить непосредственно на работу.
    2. В связи с тем, что такие люди уже вышли из ранга непосредственных исполнителей, они пишут технологии такими, как они их запомнили. Обычно в учёт не берётся, что с тех пор прошло много времени и ситуация несколько десятков раз изменилась
  4. В-четвёртых, их пишут, не чтобы использовать. Их пишут ради самих бумажек
    1. Начинают все с гигантских, развёрнутых документов MS Word, совершенно неудобных для использования. В них уходит всё, что думает начальник, с перегрузкой по всем фронтам.
    2. Потом многие приглашают консультантов, и те им составляют гигантские блок-схемы: как оно есть, и как оно должно быть. Это лучше, но по факту, они лежат и пылятся на полке
    3. Совсем продвинутые начинают пытаться настраивать бизнес-процессы в CRM. Однако в большинстве случаев, это оканчивается неудачей (примерно 50% внедрения проектов заканчивается неудачей, а в случае внедрения 80% — ещё больше)

Зачем нужны прозрачные и эффективные бизнес-процессы?

Вполне возможно, что многие до сих пор не подозревают, что без этого фундамента выйти на стабильные и высокие горизонты будет сложно.

Несмотря на то, что за последние пару лет ситуация улучшилась, я всё равно регулярно слышу высказывания из серии:

  • Да зачем их прописывать, я и так всё понимаю!
  • Да это муть какая-то. Нужно деньги зарабатывать, а не бумажки писать!
  • Я их писал, без толку — не работает!

Прозрачные, тщательно прописанные бизнес-процессы позволяют:

  1. Легко и с минимальными затратами масштабировать бизнес
    1. Без них вы просто не сможете быстро подстроится и обеспечить нужное качество продаж или вашего продукта (услуги)
    2. Вам будет непонятно, кто должен обеспечивать какие результаты — а значит, вы уйдёте в ежедневный контроль, стоящий вам много нервов и сил
  2. Автоматизировать работу бизнеса, выйти из рутины и увеличить количество свободного времени
    1. Это до сих пор остаётся «золотой мечтой» большинства предпринимателей
    2. Ведь многие из них умеют всё сами — но не могут передать свои знания без потери качества
  3. Не так сильно зависеть от сотрудников
    1. Если бизнес-процессы эффективны и прозрачны, нового сотрудника можно обучить за 1.5-2 месяца
    2. А это значит, что ключевой человек больше не сможет уйти от вас и создать вам конкуренцию (и манипуляций будет гораздо меньше)
  4. Увеличить длительность работы сотрудников в компании, уменьшить текучку
    1. Большая часть людей хотят работать в чёткой системе, где понятно, за что ты отвечаешь, как нужно работать, и каких результатов достичь
    2. Уходя в хаотические бизнесы, они ужасаются и возвращаются к вам. Стабильность и постоянство — очень глубокие ценности
  5. Делать больше работы меньшим количеством людей
    1. Если технологии работы действительно отлажены, и позволяют получить за наименьшее время наибольший результат, то вы всегда будете впереди конкурентов
    2. В наше время делать быстрее, лучше и качественнее — один из основных способов выйти в лидеры рынка. Посмотрите на Amazon. Там проходит меньше 3 секунд до взятия трубки!
    3. Ну и конечно, вы сильно экономите на сотрудниках 😉

Что же сделать, чтобы бизнес-процессы заработали?

Как показала наша практика, есть несколько ключевых заповедей, соблюдение которых обеспечит высокую эффективность вашей компании:

  1. Пусть их будет удобно использовать
    1. Чтобы что-то работало, люди должны их видеть, постоянно использовать в ежедневной практике
    2. Из наших инструментов (а мы перепробовали порядка 20 различных способов), лучше всего сработали Mind Map.
    3. В виде визуальной карты отражаем основные этапы технологии, веточками демонстрируем важные детали
    4. Следуйте логике. Логичность усиливает удобство использования
  2. Они должны писаться и «снизу вверх» и «сверху вниз»
    1. Начинать лучше «снизу вверх». Пусть исполнители расскажут, как на самом деле лучше всего обеспечивать нужные результаты
    2. Потом покажите результат их творчества руководителям. Они добавят этапы контроля, важные детали и т.д.
    3. Повторите несколько раз, пока у вас не появятся действительно живые и эффективные документы
  3. Должно быть понятно, какой результат будет у бизнес-процесса
    1. Если продукт, то какой? Какого качества?
    2. Если информация, то как структурирована? Если, например, его результатом является отчёт, то что в нём должно быть?
  4. Их должно быть легко воспринимать
    1. Несмотря на важность, их должно быть просто использовать
    2. Самый простой способ — покажите их «неспециалисту». Если он прочтёт и сможет по ним повторить действие и обеспечить нужный результат — вы молодец! 🙂
    3. НЕ ПЕРЕБОРЩИТЕ с детализацией! У майндкарт мы рекомендуем использовать не больше 3 уровней — дальше информация не запоминается, смещая фокус
    4. Иногда нужно кроме майндкарты ещё написать что-то словами. Мы это обычно пишем в «Книге Технического Специалиста» или «Книге Продаж», где описываем всю важную для сотрудника дополнительную информацию!

Вкратце, этого вам должно быть достаточно, чтобы написать свою первую версию бизнес-процессов!

Желаем вам удачи в этом нелёгком деле, высоких продаж и максимальной эффективности!

P.S.: А если не хотите заниматься этим геммороем самостоятельно, зовите нас! Мы с удовольствием займёмся этим. Всё-таки это — наша профессия!

P.P.S.: и помните, без них невозможно выйти на по-настоящему достойный уровень и отпустить бизнес «в свободное плавание» к новым горизонтам! Особенно важно, если вы делаете бизнес на продажу 😉