3 продвинутых способа добиться максимальной эффективности от вашей CRM, которые используют ТОП компаний.

В наше время удалёнки и COVID-19 сотрудники уже не могут работать по-старому: в excel и Outlook, сидя в офисе. Современный мир диктует им новые правила: он требует от них работы в специально созданных системах. Но зачастую, эти системы используются как большая записная книжка или банальный задачник! Чтобы полностью раскрыть весь потенциал вашего ПО, в этой статье я расскажу о 3 способах капитально повысить эффективность использования CRM системы

1. Проработайте контрольные точки
Одна из самых важных, но зачастую оставляемых на бесконечное «потом», операций. Когда вы настраиваете CRM систему, вы должны понимать ключевые точки управления.

Ответьте на вопросы:

Какие ключевые действия совершает сотрудник и/или объект в рамках управляемого процесса?
Что вам действительно важно контролировать «по пути»?
Какие цели и показатели вы ставите по этому направлению? Что является «нормой», а что её отклонением? На сколько %?

После этого включите те контрольные точки, которые вы выделили, в список данных, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ к фиксированию вашими сотрудниками. И, конечно, настройте систему на её удобное и простое фиксирование – это тоже важно (подробнее в п.5).
Пример для отдела продаж в сфере производства и продажи изделий из натуральной оболочки:

Количество отгруженных образцов
Количество командировок / выездов менеджеров
Соотношение плановых и фактических отгрузок

Таким образом, вы начнёте накапливать данные, которые вам очень и очень помогут, когда вы сделаете следующий пункт

2. Выстройте систему дашбордов и отчётов
Сами по себе данные – это информация. А информация нужна для принятия управленческих решений. Чтобы принимать правильные управленческие решения, вам нужно выдать информация в удобном для восприятия виде (и за нужные даты). Для этого, вам нужны отчёты и дашборды.

Отчёт – это зафиксированный инструмент, который позволяет получить данные на заданный период времени. Классический пример отчёта – это выписка из банка, или документ в 1С. Более продвинутые отчёты содержат в себе визуализацию данных в виде разны фигур и не только.

Дашборд – это интерфейс, который позволяет отслеживать определённые показатели в режиме реального времени. Это своеобразная панель управления, на которой видны в удобном виде те данные, которые вы сможете использовать для быстрого принятия решений.

Дашборды чаще всего нужны в ситуациях, когда текущие процессы отлажены, и нужно отслеживать их эффективность и отклонения. Отчёты же бывают на любой вкус и цвет, и именно с них я рекомендую начать. Задайте себе и ответьте на следующие вопросы:

Какие конкретно решения я вообще принимаю, когда я управляю этим направлением / отделом / процессом?
Какие данные помогли бы мне обеспечить достижение целей проекта (отдела, направления), которым я управляю?
Как должны выглядеть эти данные? Как они должны быть сгруппированы, отструктурированы, чтобы мне можно было быстро принимать решения?
С какой регулярностью мне нужны эти данные?

Ответив на эти вопросы, вы получите прототипы отчётов – и, возможно, понимание: каких контрольных точек на самом деле вам не хватает в системе?

Пример для того же отдела продаж, что и в примере выше. Среди отчётов были:

Регулярный отчёт план-факт по выполнению плана продаж в разрезе продукции
Такой же отчёт, но в разрезе продавцов
Отчёт об ожидаемых поступлениях денежных средств, в разрезах недели и месяца, а также в формате (нал и безнал)

Когда вы составите прототипы отчётов и ответите на вышеуказанные вопросы – настройте их в системе Это будет сложнее, но пользы принесёт несоизмеримо выше

3. Учитывайте потребности смежных отделов
Одна из самых сложных ситуаций – это когда CRM систему ставят в помощь одному отделу, а другому приходится подключаться к ней, в неудобном интерфейсе и формате.
Классический пример: CRM у логистического бизнеса. Приходит запрос на расчёт маршрута. Продавец ставит логисту задачу по расчёту. Пишет – а больше информации в сделке.

А у логиста банально нет доступа к разделу «Сделки». Ему приходится переспрашивать и просить продавца продублировать данные. Продавец злится, но тратит время на копирование всей информации. Потом вносит финальные данные в нужные поля сделки, на их основе генерирует КП и отправляет клиенту.

Как вы понимаете, такая ситуация одинаково неудобна как продавцу, так и логисту. Что можно с этим сделать?

Сделать для логиста и продажника одинаковый доступ к сделкам
Сделать логистам удобный личный кабинет или раздел, в котором они будут видеть обращения от продавцов со всей нужной информацией
Обеспечить автоматизированную передачу информации логистам при запуске определённых сценариев

Простыми словами – думайте об удобстве работы сотрудников и экономии времени! Всё это позволит повышать эффективность работы сотрудников в разы!

Финальный аккорд
И помните – вы делаете это не просто ради следования трендам. CRM и аналогичные системы позволят вам выстроить максимально прозрачную систему управления вашим бизнесом! Вы
делаете это, чтобы расти и освобождать время – в первую очередь своё! Так что делайте это с умом
А если самим делать это сложно – пишите нам. Мы с удовольствием поможем!